Mașina de firmă folosită în interes personal: Este legal? Ce prevede noul Cod Rutier 2025

Multe companii din România dețin, închiriază sau iau în leasing mașini pe care le oferă apoi angajaților. Aceștia fie ocupă poziția de șofer, fie au nevoie de transport pentru a ajunge la muncă sau pentru a-și desfășura activitatea. Dar, potrivit legii din 2025, este legal să folosești mașina de firmă în interes personal?

Mașina de serviciu reprezintă un avantaj de natură salarială dacă e oferită angajatului ca bonus, vehiculul putând fi folosit și în interes personal. Caz în care trebuie plătit impozit.

Dar dacă angajatul folosește mașina strict în scop profesional sau pentru a veni la muncă, valoarea cheltuielilor auto și TVA sunt deductibile. Concret, pentru o mașină folosită în desfășurarea activității nu se plătesc taxe.

Mașina de firmă folosită în interes personal: Este legal?

Companiile care optează pentru deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA-ului pentru achizițiile și cheltuielile aferente vehiculelor trebuie să justifice folosirea exclusivă în interesul activității economice a mașinilor.

Astfel, sunt obligate să prezinte următoarele documente financiar-contabile:

• delegaţie sau decont;
• foaia de parcurs ce trebuie să cuprindă:
  • categoria de vehicul utilizat;
  • scopul şi locul deplasării;
  • kilometrii parcurşi;
  • norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

De asemenea, companiile sunt obligate să justifice scopul activității:

• deplasări în ţară sau în străinătate la clienţi/furnizori, pentru prospectarea pieţei;
• deplasări la locaţii unde se află puncte de lucru;
• deplasări la bancă, la vamă, la oficiile poştale, la autorităţile fiscale etc.

Așadar, atunci când firma oferă o mașină de serviciu și decontează 100% din cheltuielie cu impozitarea, nu este legal ca angajatul să utilizeze acest vehicul în scop personal.

În ce condiții poți folosi mașina de serviciu în scop personal

Cheltuielile aferente vehiculelor care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activităţii economice sunt deductibile în proporţie de 50%.

Aceste maşini pot fi folosite şi în scop personal de către angajaţi, caz în care nu trebuie întocmite foile de parcurs.

Aceste mașini de muncă nu trebuie să depășească greuatea de 3.5 tone și să nu aibă mai mult de 9 scaune, 8 pentru pasageri și 1 pentru șofer. Așadar, un vehicul care să poată fi condus de șoferii care dețin un permis Categoria B.

Utilizarea mașinii de firmă fără știrea și aprobarea conducerii companiei poate fi considerat abuz de încredere. Această faptă este pedepsită de Codul penal cu închisoare de la 3 luni la 2 ani sau cu amendă.

„Cel mai bine este ca angajatul să primească o aprobare scrisă din partea conducerii firmei pentru a folosi mașina și în interes personal. Astfel, în cazul unui control ANAF, de exemplu, va putea demonstra că nu a abuzat de bunul pus la dispoziție de firmă. Iar firma nu îi va putea imputa o eventuală amendă fiscală”, a explicat pentru ProMotor avocatul Valentin Ciobanu.

Această situație este valabilă și atunci când administratorul firmei încredințează, de exemplu, mașina cumpărată de firmă unei alte persoane, care nu e angajată în cadrul companiei.